Знать, какие расходы вычитаются из налогооблагаемой базы для ИП, необходимо каждому, кто работает на себя. Ведь работа ни в коем случае не без трат. Она предполагает ряд расходов и уплату регулярных налогов, таких как НДФЛ и НДС.
Возможность списать расходы, связанные с осуществляемой деятельностью, — это вполне законный способ получить снижение налогооблагаемой базы. Поэтому чем лучше мы знаем, как применять вычеты и что мы можем списать, тем меньше налогов мы заплатим.
В этой статье вы узнаете:
— Что такое расходы для предпринимателей?
— Что говорит закон о расходах?
— Требования к подтверждению расходов.
— 35 основных расходов, которые могут списать индивидуальные предприниматели.
Что такое списываемые расходы для ИП?
Для того чтобы заниматься индивидуальной трудовой деятельностью, индивидуальный предпринматель может нести ряд расходов, которые являются абсолютно необходимыми. Например, оплата аренды помещения, покупка оргтехники или сырья, уплата взносов на социальное страхование и т. д.
Это суммы, которые предприниматель может списать со своего дохода, чтобы получить чистую прибыль. Именно с этой прибыли, а не с общего дохода, полученного за отчетный период, будет взиматься налог. В результате уменьшается налогооблагаемая база, с которой рассчитывается НДФЛ, что приводит к экономии на налогах.
В случае с НДС применение вычета уменьшает сумму, которую предприниматель должен заплатить в казну за суммы налога на добавленную стоимость, которые были переложены на клиентов.
Что говорит закон о расходах связанных с предпринимательской деятельностью?
Знать о списываемых расходах для индивидуальных предпринимателей означает обратить особое внимание на Закон о подоходном налоге с физических лиц (IRPF) и Закон о налоге на добавленную стоимость (IVA), а также на нормативные акты, регулирующие их применение.
Эти нормативные акты определяют требования, которым должны соответствовать расходы, чтобы быть принятыми к вычету, как мы увидим ниже.
Требования к расходам, подлежащим вычету
Cуществует ряд основных критериев, которые позволяют нам определить, подлежат ли расходы вычету:
— Налогоплательщик должен быть зарегистрирован как в органах соцстраха (Seguridad Social) так и в налоговой инспекции (AEAT).
— Налогоплательщик применяет режим стандартного налогообложения.
— Расход должен быть связан с основной деятельностью. Это означает, что он должен быть абсолютно необходимым для выполнения работы.
— Он должен быть обоснован. Если НДС подлежит вычету, доказательством должна быть стандартная фактура и подтверждение её оплаты.
— Расход должен быть отражен в бухгалтерском учете.
33 основных расхода, которые индивидуальные предприниматели могут списать с налогооблагаемой базы
Ниже перечислены некоторые из наиболее распространенных расходов, подлежащих вычету для ИП.
1. Управленческие и консультационные услуги
В большинстве случаев предприниматели прибегают к услугам бухгалтерских и консалтинговых фирм, которые занимаются такими вопросами, как бухгалтерский учет и начисление заработной платы. Очевидно, что такие обычные расходы полностью подлежат налоговому вычету по как НДФЛ (IRPF), так и по НДС (IVA).
2. Книги и профессиональные журналы
Вычет предоставляется только в отношении изданий, которые тесно связаны с сектором деятельности, в котором работает индивидуальный предприниматель, или имеют отношение к таким темам, как предпринимательство. Если приобретается подписка на такие издания — она подлежит налоговому вычету. При этом не имеет значения, в каком формате будет осуществляться доступ к материалам — физическом или онлайн.
3. Расходы на посещение ярмарок, конгрессов и мероприятий в отрасли.
Независимо от того, участвуете ли вы в них в качестве посетителя или эксперта, если ярмарка или мероприятие связаны с деятельностью специалиста, понесенные расходы подлежат вычету.
Это вычет, который часто остается незамеченным многими предпринимателями, но который, тем не менее, налоговые органы обычно разрешают без особых проблем.
4. Обучение
Все расходы на курсы, связанные с бизнесом или сектором, в котором работает специалист, могут быть списаны. Например, если юрист посещает семинар по налогообложению. В таких случаях вычет может быть применен как к НДФЛ, так и к вычету входного НДС.
5. Материалы и сырье
Невозможно работать без минимального количества материалов и сырья. Например, бухгалтеру придется потратиться на папки, скобы, листы бумаги и т. д. Плотнику необходимо купить инструменты и древесину.
Эти расходы называются операционными и подлежат полному вычету как по НДС (если у вас есть счет-фактура), так и по НДФЛ.
6. Профессиональная одежда
Вычет НДФЛ и НДС возможен только в том случае, если покупка была совершена в магазине, специализирующемся на рабочей одежде. Например, если был приобретен комбинезон механика или сварочные очки.
Во всех остальных случаях налоговые органы обычно не предоставляют налоговые льготы, поскольку одежда может использоваться как для работы, так и для любой другой личной деятельности.
7. Комиссии за обслуживание банковских карт, счетов или переводов
Как бы вам этого ни хотелось, индивидуальный предприниматель не сможет работать в наше время, если у него нет одного или нескольких банковских счетов для осуществления основных операций, таких как прямое дебетование счета социального страхования, оплата поставщикам и получение платежей от своих клиентов.
Обычно банки взимают плату за свои услуги, это может быть: комиссия за ведение счета, за переводы, за возвращенные средства и даже за наличие карты. Поскольку эти расходы абсолютно необходимы специалисту для работы, их можно полностью списать с НДФЛ. Они не подлежат вычету по НДС, поскольку эти расходы не облагаются НДС.
8. Плата за услуги PayPal
Платежные платформы, такие как PayPal и подобные, взимают определенную плату с предпринимателей, которые получают через них платежи. Эти сборы подлежат налоговому вычету, поскольку они необходимы для осуществления деятельности, и имеют много общего с банковскими комиссиями.
9. Использование части личной недвижимости
Предприниматели ведущие свою трудовую деятельность из дома, зарегистрировавшие в налоговых органах свой дом в качестве места работы, могут списать пропорциональную часть ипотечного платежа, приходящегося на ту часть дома, в которой они осуществляют свою деятельность, и сопутствующие расходы, такие как коммунальные платежи.
Это также возможно, если вы живете в арендованном жилье, но в этом случае вам придется заключить два договора. Один из них отражает аренду в качестве жилья, а другой — аренду той же недвижимости в качестве места работы.
10. Коммунальные расходы
В случае работы на дому прецедентное право признает, что предприниматели могут списать 30% стоимости коммунальных услуг, соответствующих пропорциональной части дома, в котором они осуществляют свою деятельность.
11. Деловые поездки (суточные)
Расходы на проезд и проживание могут быть списаны как суточные, при этом всегда соблюдаются ограничения в 26,67 евро в день для поездок по Испании и 48,08 евро в день для поездок за границу, без ночевки в обоих случаях.
В случае ночевки лимиты составляют 53,34 евро в Испании и 91,35 евро за ее пределами. Как всегда, необходимо будет доказать, что эти расходы действительно связаны с осуществляемой деятельностью.
Эти расходы подлежат налоговому вычету по НДФЛ и НДС, но с ограничениями и при соблюдении определенных требований.
— Расходы должны быть понесены в рабочий день в ресторане или гостинице.
— Они должны быть оплачены в электронном виде.
— Они должны быть обоснованы фактурой на имя индивидуального предпринимателя.
12. Транспортные, командировочные и проездные расходы
Сюда входят билеты на поезд или другие виды транспорта, и даже ежемесячные абонементы. Если проезд необходим предпринимателю для осуществления своей деятельности, расходы можно списать. Но при этом необходимо иметь соответствующую фактуру.
Однако, поскольку билет на поезд или автобус, а также проездной билет могут быть использованы и в частном порядке, налоговые органы часто бывают весьма пунктуальны при проверке этих вычетов. Поэтому желательно иметь другие средства подтверждения того, что расходы были произведены в рабочих целях. Например, ежедневник, в котором отражены встречи с клиентами, совпадающие по времени с билетами на поезд, подлежащими вычету.
13. Затраты на топливо
Это один из самых спорных видов вычета для предпринимателей, поскольку неясно, связан ли он полностью с профессиональной деятельностью.
Если вы занимаетесь транспортной деятельностью, вы можете принять к вычету 100% уплаченного налога на доходы физических лиц и НДС. Другие предприниматели могут принять к вычету не более 50% как НДФЛ, так и НДС.
Однако если налоговые органы сочтут, что заправка автомобиля является скорее частным, чем профессиональным, они могут сократить или даже полностью исключить возможность вычета этого расхода.
Для применения вычета не обязательно, чтобы заправка осуществлялась на автомобиле, принадлежащем индивидуальному предпринимателю. Это также возможно, если бензин используется в автомобиле, арендованном на имя специалиста.
14. Затраты на автомобиль
К затратам на автомобиль применимо то же самое, что и к затратам на топливо. То же самое относится и к остальным расходам, связанным с автомобилем (страхование, ремонт и т. д.). Если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, работающим в транспортном секторе, вы можете применить вычет в размере 100% от суммы НДС и НДФЛ. При условии, что речь идет о транспортных средствах:
— Транспортные средства для перевозки пассажиров за вознаграждение.
— Транспортные средства для обучения водителей.
— Транспортные средства, используемые производителями для тестирования и демонстрации.
— Транспортные средства коммерческих агентов и торговых представителей.
— Транспортные средства служб наблюдения.
Во всех остальных случаях налоговая льгота ограничена 50%. Однако, налоговые органы могут корректировать этот процент в сторону уменьшения.
15. Парковка
Если для выполнения своей работы индивидуальный предприниматель вынужден оставлять свой автомобиль на парковке, он может списать сумму, уплаченную за парковку. Такие затраты должны иметь характер исключительно связанный с деловыми поездками.
16. Компьютерная оргтехника
Мышь, клавиатура, USB-накопитель… компьютерная техника в наше время является абсолютно необходимой для работы. По этой причине у налоговых органов не возникнет проблем, когда возникнет необходимость списания затрат на эти товары.
Как всегда, необходимо иметь фактуру, подтверждающую покупку, и убедиться, что она была совершена именно тем индивидуальным предпринимателем, который намерен получить вычет.
17. Амортизация основных средств
Основные средства — это товары, срок службы которых превышает один год (например, компьютер). Если его стоимость превышает 800 евро, то для целей НДФЛ необходимо начислять амортизацию в течение определенного времени.
Уплаченный НДС можно принять к вычету в том периоде, когда основное средство было фактически приобретено.
18. Онлайн-услуги
Даже те виды бизнеса, которые не являются чисто цифровыми, нуждаются в технологических инструментах для достижения успеха. Например, программа для редактирования изображений или автоматизированное управление социальными сетями.
Новые технологии необходимы для работы , и по этой причине налоговые органы также разрешают списывать расходы, понесенные по этим статьям.
19. Программное обеспечение для выписки и регистрации фактур
Программы для выписки фактур сегодня необходимы индивидуальным предпринимателям, поскольку они упрощают и облегчают повседневное управление бизнесом.
Стоимость такого программного обеспечения полностью вычитается из налогооблагаемой базы.
20. Веб-домен, хостинг и лицензии на программное обеспечение
Наличие веб-сайта необходимо для рекламы бизнеса и даже для непосредственной продажи товаров или услуг. Веб-сайт практически аналогичен физическому рабочему месту, поэтому расходы, понесенные на его создание, могут быть приняты к вычету по НДФЛ и НДС.
21. Разработка веб-сайта
Создание и поддержка веб-сайта требуют не только хостинга или доменного имени. Возможно, вам придется заплатить графическому дизайнеру, купить стоковые изображения и т. д. Поскольку эти расходы тесно связаны с бизнесом, они подлежат налоговому вычету.
22. Реклама в AdWords и в социальных сетях
Онлайн-реклама необходима для того, чтобы повысить осведомленность о бизнесе и привлечь больше клиентов. Как онлайн, так и офлайн-реклама считаются расходами, связанными с бизнесом, поскольку их цель – привлечение дохода для специалиста. Следовательно, они являются расходами, применяемыми в затраты для целей НДФЛ и НДС.
23. Услуги внешних специалистов
Индивидуальному предпринимателю может потребоваться нанять различных специалистов: дизайнера для создания веб-сайта, маркетолога для проведения рекламной кампании, юриста для составления контрактов для сотрудников и т. д.
Это легко оправдываемые расходы, которые понимаются как непосредственно связанные с деятельностью, поэтому их можно без особых проблем принять к вычету по НДФЛ и НДС.
24. Расходы на персонал
Наличие сотрудников в бизнесе означает необходимость оплачивать обучение, пособия, зарплаты, специальные выплаты, компенсации при увольнении и т. д. Поскольку это необходимые расходы для осуществления деятельности, все они подлежат налоговому вычету.
25. Затраты на Интернет и стационарные телефоны
Поскольку наличие таких услуг, как Интернет или стационарный телефон, необходимо для работы, их можно принять к вычету как для целей НДФЛ, так и для целей НДС.
Однако необходимо, чтобы договор и фактуры были выписаны на имя индивидуального предпринимателя.
26. Рабочий мобильный телефон
Этот телефон также необходим для работы, поэтому его можно принять к вычету. Однако налоговые органы могут попросить заинтересованного лица доказать, что телефон не предназначен для личного пользования.
Поскольку для ИП эти расходы подлежат вычету, в таких случаях предпринимателям лучше иметь одно устройство для личного пользования, а другое — для профессионального, то же самое касается и телефонных линий.
27. Расходы на мобильную связь
Как и в предыдущем случае, для применения вычета необходимо, чтобы линия использовалась только в деловых целях. Если индивидуальный предприниматель использует ее и в личных целях, могут возникнуть проблемы с налоговыми органами.
28. Частное медицинское страхование, страхование жизни
Индивидуальные предприниматели, оформившие полис для защиты своего здоровья, имеют право на вычет расходов с ограничением в 500 евро в год.
Другими видами страхования, которые также подлежат налоговому вычету, являются страхование больничных листов и страхование гражданской ответственности. Поскольку во всех этих случаях подразумевается, что существует прямая связь между статусом индивидуального предпринимателя и необходимостью иметь полис, гарантирующий дополнительную безопасность в определенных ситуациях.
Если индивидуальный предприниматель решает добровольно застраховать свою жизнь, сумма уплаченных страховых взносов может быть вычтена из его подоходного налога, лимит такой же.
Если полис превышает эту сумму, то все, что сверх нее, не может быть вычтено. Что касается НДС, то страховые полисы не облагаются этим налогом, поэтому вычет здесь не производится.
29. Квота (соцстрах) индивидуальных предпринимателей
Уплата взносов на социальное страхование является обязательной для всех индивидуальных предпринимателей, и поэтому эта сумма может быть вычтена по НДФЛ — налог на доходы физических лиц). В данном случае НДС не применяется, поэтому вычет по этому налогу не производится.
30. Выплаты зарплаты наемным работникам
Здесь все так же, как и в случае с собственными взносами ИП. Поскольку это полностью обязательные расходы, вся сумма может быть вычтена в составе НДФЛ.
31. Благотворительность
Этот вид вычета не является специфическим для ИП и применяется только при подаче ежегодной декларации о доходах. Любой гражданин, сделавший пожертвование некоммерческой благотворительной организации, зарегистрированной в Испании, может списать часть от внесенной суммы.
Для профессионалов такие пожертвования могут стать хорошим способом сэкономить на налогах и в то же время внести свой вклад в благое дело.
32. Проценты по кредитам
Если для развития деятельности был взят банковский заем, кредит или субсидия, проценты, полученные от этих финансовых продуктов, могут быть списаны, поскольку они считаются расходами, неизбежно связанными с работой.
33. IBI и другие муниципальные налоги
Если предприниматель осуществляет свою деятельность дома, в собственном помещении или в офисе и должен платить налог на имущество (IBI), сумму, уплаченную по этой статье, можно вычесть из его квартальной декларации по НДФЛ, пропорционально занимаемой площади. То же самое относится к налогу на вывоз мусора и другим муниципальным налогам и сборам, связанным с имуществом, из которого осуществляется деятельность.
Вы уже знаете, какие расходы применимы к вычету из налогооблагаемой базы для ИП. Примените их правильно и начните экономить на налоговых платежах.